Để tổ chức được 1 khóa học/hội thảo thành công là điều mà bất cứ đơn vị tổ chức, đơn vị liên quan đến chương trình đều mong mỏi. Để đạt được kết quả tốt, đòi hỏi 1 quá trình chuẩn bị thật chu đáo từ: thuê địa điểm, trang trí, setup phòng phù hợp với nội dung chương trình, lên kế hoạch, xử lý kịp thời những phát sinh trong quá trình diễn ra chương trình,
Các bước khi tổ chức hội thảo, sự kiện cần chú ý
1. Trước khi diễn ra sự kiện:
– Xác định chủ đề, mục tiêu của sự kiện: Chủ đề của khóa học/hội thảo sẽ quyết định địa điểm tổ chức ở đâu, setup hội trường như thế nào, số lượng người hỗ trợ,…
– Lựa chọn địa điểm tổ chức: Từ chủ đề, mục tiêu của chương trình bạn sẽ có quyết định lựa chọn
+ Địa điểm ở đâu?
+ Cơ sở vật chất, trang thiết bị như thế nào?
+ Diện thích phòng ra sao? có bao nhiêu người đến tham dự?
+ Khách mời tham dự di chuyển chủ yếu bằng phương tiện gì? bãi gửi xe có đảm bảo không?
– Công tác chuẩn bị
+ Lựa chọn hình thức truyền thông cho khóa đào tạo/hội nghị của mình bằng kênh nào: google, website, điện thoại, mail, mạng xã hội,…
+ Gửi thư mời: địa điểm, thời gian,… cụ thể, chính xác
+ Liên hệ với hội trường tổ chức, tư vấn hình thức setup phòng theo mục đích của sự kiện: kê phòng hình chữ U để có sự tương tác nhiều hơn giữa người nói và người nghe, kê nguyên ghế để tận dụng diện tích, tăng số lượng người tham dự,…
+ Lên danh sách các vật dụng cần chuẩn bị cho khóa học/hội nghị: tài liệu, bút, giấy, bảng tên,…
+ Kiểm tra hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị của hội trường
+ Đặt dịch vụ hỗ trợ: Teabreak, lễ tân, backgroup, máy tính,…
+ Kiểm tra an ninh, an toàn địa điểm tổ chức
2. Quá trình diễn ra sự kiện
– Đón khách
– Phát tài liệu (nếu có)
– Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện.
3. Kết thúc và tổng kết sự kiện
– Đánh giá kết quả khóa học/hội nghị
– Xin ý kiến, đóng góp của khách mời
– Rút ra bài học kinh nghiệm
0 nhận xét:
Đăng nhận xét