Hội thảo là một sự kiện được nhiều công ty, doanh nghiệp, trường học… lựa chọn khi cần sự đóng góp, phát huy ý kiến, giới thiệu thông tin, sản phẩm mới đến đại đa số khách hàng. Một buổi hội thảo thành công khi thu hút được nhiều khách mời tham dự, có tính quảng bá cao. Vậy nên lựa chọn nơi cho thuê phòng hội thảo là một trong những bước quan trọng làm nên thành công của buổi hội thảo đó
Bạn lần đầu tiên tổ chức hội thảo? bạn băn khoăn khâu tổ chức một buổi hội thảo cần phải làm gì ? Các bước sau đây sẽ giúp các bạn chuẩn bị và tổ chức một buổi hội thảo, hội nghị hay hội họp thành công
Bước 1: Lên chủ đề cho chương trình
Nội dung chính hay chủ đề (topic) là linh hồn của chương trình, nó quyết định mục đích tổ chức của người tổ chức và mục đích tham dự của người tham dự. Chẳng hạn như chủ đề của một buổi hội thảo dành cho những người sắp khởi nghiệp có thể là “Kỹ năng tạo lập quan hệ trong kinh doanh”, một buổi hội thảo dành cho các nhà phân phối có thể là “Tri ân khách hàng”, hay nhân dịp kỷ niệm sinh nhật công ty.
Đối với những chương trình mà bạn bán vé tham dự hoặc mở cửa tự do thì nội dung chương trình rất quan trọng vì nó quyết định bạn có đông khách tham dự hay không. Nếu có thể, nên làm một cuộc khảo sát trong số những người tham dự tiềm năng để tìm ra những chủ đề mà họ mong muốn tham dự nhất.
Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức :
– Mục đích, yêu cầu cần đạt được của cuộc họp, hội nghị, hội thảo
– Nội dung cuộc họp, hội nghị, hội thảo
– Thời gian, địa điểm tổ chức
– Kinh phí dự trù tổ chức
– Dự kiến đơn vị phối hợp tổ chức
– Lên kế hoạch khách mời
– Chương trình của hội nghị
– Chuẩn bị nội dung các báo cáo chính khai mạc, bế mạc
Bước 3: Các công tác cần chuẩn bị
– Truyền thông, thông báo cho sự kiện
– In ấn tài liệu
– Phát thư mời
– Chuẩn bị phòng họp (phòng hội nghị, phòng hội thảo, phòng hội trường) đầy đủ khẩu hiệu, trang thiết bị, nội thất,…
– Đặt các dịch vụ kèm theo như: lễ tân, teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón,…(nếu cần)
Bước 4: Công tác tổ chức
– Đón tiếp đại biểu Phát tài liệu ( checkin, sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời,…)
– Điều khiển dẫn chương trình cuộc họp, hội nghị, hội thảo
Bạn nên chọn một bên cho thuê phòng hội thảo có kinh nghiệm tổ chức để phòng trường hợp các sự cố có thể xảy ra trong quá trình diễn ra ( như kỹ thuật chỉnh máy móc, hành chính lễ tân điều phối…)
Bước 5: Kết thúc cuộc họp, hội nghị, hội thảo:
– Ghi biên bản hội nghị
– Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo hội nghị
– Tiễn khách mời, nếu chương trình tổ chức dài ngày nên chọn địa điểm thuận lợi đi lại và chỗ ăn nghỉ cho khách mời
Bước 6: Xử lý thông tin
– Đánh giá nội dung hội nghị, hội thảo.
– Kiến nghị các tổ chức đơn vị dự hội nghị, hội thảo về nội dung hội nghị.
Bước 7: Đánh giá hiệu quả .
Để biết thêm thông tin chi tiết cho thuê phòng hội thảo xin vui lòng liên hệ:
Nguyễn Hòa – Tel: 0912 123 267 – 0986 301 063 – Nguyễn Ngọc – Tel: 0989 618 532
Trung tâm đào tạo công nghệ thông tin (NIIT-ICT Hà Nội)
Tầng 3, Tòa nhà 25T2-N05, KĐT Trung Hòa Nhân Chính, Phố Nguyễn Thị Thập, Cầu Giấy, Hà Nội
0 nhận xét:
Đăng nhận xét