Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực không thể thiếu và đóng vai trò vô cùng quan trọng trong sự phát triển của các doanh nghiệp, tổ chức. Mỗi năm, các doanh nghiệp, tập thể nào cũng cần tổ chức từ 3 sự kiện trở nên. Bao gồm: lễ khởi công xây dựng, lễ khai trương, triển lãm, hội chợ, hội thảo, lễ ký kết hợp đồng, tiệc tất niên,…

Một sự kiện hấp dẫn, hiệu quả, hỗ trợ đắc lực cho truyền thông quảng bá thương hiệu luôn là mục tiêu lớn nhất của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu đó, bạn cần phải tổ chức được 1 sự kiện đầy đủ, không thiếu sót, không rủi ro. Dưới đây là 10 bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện.

1.Tìm hiểu đặc điểm, tính chất sự kiện

Trước khi lên kịch bản cũng như kế hoạch tổ chức sự kiện, người tổ chức cần xác định được quy mô và tính chất của sự kiện. Mặc dù, luôn có một mô tip chung cho các sự kiện, nhưng mỗi sự kiện khác nhau đều cần có kịch bản và nội dung khác nhau.

Chính vì thế, việc hiểu được cụ thể về sự kiện bạn sẽ làm, những yêu cầu và nội dung cơ bản cần có trong sự kiện đó là rất quan trọng.

2. Lên được số lượng và đặc điểm người tham gia

Số lượng và đặc điểm khách mời có tính quyết định tới địa điểm tổ chức cũng như kịch bản sự kiện. Bạn cần lên được chính xác hoặc tương đối về lượng khách mời, người tham gia của sự kiện, từ đó chọn địa điểm có thể chứa đủ số lượng đó. Nếu không gian thừa quá nhiều ghế vừa lãng phí, vừa tạo cảm giác trống trải cho không gian sự kiện. Ngược lại nếu không dự trù được người tham gia, chọn địa điếm hẹp sẽ khiến khách không có chỗ ngồi, tạo sự thiếu chuyên nghiệp.

3. Dự trù kinh phí tổ chức

Kinh phí tổ chức sự kiện là vấn đề đầu tiên bạn cần quan tâm. Không chỉ là khoản để chi trả cho những hạng mục trong sự kiện mà kinh phí còn là cơ sở để bạn lựa chọn hạng dịch vụ sao cho phù hợp.

Bạn cần có một bản danh sách tổ chức sự kiện cần những gì, một bản dự trù kinh phí chi tiết cho từng mục. Ví dụ: Kinh phí cho địa điểm tổ chức: 10.000.000, thuê MC: 2.000.000, thiết kế cổng chào: 2.000.000,…Từ đó bạn sẽ có khung kinh phí cụ thể và sử dụng kinh phí đó cho phù hợp, tránh được thất thoát chi phí một cách tối đa.

4. Chọn địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức là 1 trong bộ 3 yếu tố quyết định tới thành công của một sự kiện, bao gồm: Địa điểm – Kịch bản – Người tổ chức. Địa điểm không chỉ quyết định về khoảng thời gian cho sự kiện, phương án vận chuyển mà còn quyết định tới cả kịch bản của chương trình. Bởi có những kịch bản cần dựa vào đặc điểm của hội trường mới có thể tổ chức được. 

Để chọn được địa điểm vừa đáp ứng được nhu cầu cơ bản của chương trình, vừa đảm bảo tính thành công của sự kiện, bạn cần dựa vào số lượng người tham gia, những yêu cầu cần có như không gian, giao thông, tiệc,…

5. Đặt dịch vụ

Đặt dịch vụ là một trong những kỹ năng tổ chức sự kiện quan trọng và là việc cần thiết bạn cần làm trước khi lên được cụ thể về kịch bản. Bởi không phải lúc nào địa chỉ hay những hạng mục bạn cần đều chờ sẵn bạn tới. Bạn cần kiểm tra xem địa điểm hay những hạng mục dịch vụ kèm theo như nhà hàng, MC, PG,…có thể đáp ứng cho bạn ngày hôm đó hay không. Từ đó bạn sẽ có phương án cụ thể cho kế hoạch tổ chức.

Thông thường, các dịch vụ này sẽ yêu cầu bạn đặt cọc, đừng ngại nếu bạn đã chắc chắn về sự kiện nhé. Đây là cách đảm bảo cho bạn có được dịch vụ đúng theo yêu cầu đấy.

6. Lên kịch bản chi tiết chương trình

Sau khi có được đầy đủ những thông tin trên, bạn cần lên được kịch bản chi tiết cho chương trình của mình. Bao gồm những gì cần chuẩn bị trước sự kiện, những hoạt động sẽ diễn ra, timeline cụ thể, người thực hiện từng đầu việc,…

Kịch bản càng cụ thể, chi tiết bao nhiêu thì tính khả thi và thành công sẽ được đảm bảo hơn rất nhiều. Nhìn vào một tờ kịch bản có thể đánh giá được mức độ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp của bạn.

Ngoài ra, là một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn cần biết dự trù những tình huống có thể phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện kèm theo phương án xử lý để luôn ở thế chủ động trong mọi tình huống.

7. Thiết kế và gửi thiếp mời

Thiệp mời sẽ là bước tiếp theo khi bạn đã có đầy đủ về địa điểm, thời gian của sự kiện. Một điểm nên có trong thiếp mời chính là lịch trình cơ bản của sự kiện. Nhiều đơn vị tổ chức có thể cho rằng đây là điều không cần thiết. Tuy nhiên, đối với những vị khách không có nhiều thời gian cho sự kiện, họ sẽ rất quan tâm có những gì diễn ra trong chương trình để có thể sắp xếp công việc và thời gian đến tham dự phần mà mình quan tâm nhất.

Với thời đại công nghệ như hiện nay, nhiều sự kiện không cần dùng tới thiệp mời quá cầu kỳ, hoa mỹ, sự kiện có thể gửi thiệp mời qua email cho khách hàng vừa tiện cho người tổ chức, vừa tiện cho khách hàng. Tuy nhiên, muốn gửi qua email cho khách hàng, bạn cần có một danh sách khách hàng đầy đủ với các thông tin và cần gọi điện thoại lại check với khách hàng .

8. Tiến hành chuẩn bị cho sự kiện

Một sự kiện dù có quy mô rất nhỏ nhưng đều cần chuẩn bị rất nhiều thứ. Việc chuẩn bị cho sự kiện quyết định lớn tới thành công và an toàn của sự kiện. An toàn của sự kiện ở đây chính là việc quản trị rủi ro, sao cho sự kiện được diễn ra thuận lợi và chơn chu nhất. Điều này phụ thuộc khá nhiều vào quá trình chuẩn bị.

Một số hạng mục không thể thiếu cần chuẩn bị chu đáo và kỹ lưỡng trong sự kiện như: Cổng chào, trang trí hội trường, sân khấu, âm thanh ánh sáng, thuê màn hình Led, thiết bị tổ chức, tài liệu tổ chức sự kiện, hoa, nước,…

Tùy vào kịch bản, bạn sẽ liệt kê ra những thứ cần chuẩn bị cho sự kiện. Một lời khuyên cho bạn, khi chuẩn bị những hạng mục này, bạn không nên làm một mình, hãy phân công công việc cụ thể cho từng người theo chuyên môn của họ. Điều này không chỉ giúp bạn dễ quản lý tiến độ công việc mà còn giúp bạn quản trị rủi ro được tốt nhất.

9. Tiến hành tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện luôn là phần quan trọng nhất, bởi đó là thành quả của cả một quy trình từ lên kế hoạch tới thiết kế kịch bản, tới chuẩn bị. Sự kiện có thành công hay không phụ thuộc rất lớn vào những quy trình trên.

Trong phần tiến hành tổ chức này, người tổ chức cũng như các thành viên trong ban tổ chức cần nắm được chính xác kịch bản và những yêu cầu đặc biệt của ban tổ chức. Phối hợp nhịp nhàng ăn ý với nhau trong mọi khâu để sự kiện được diễn ra thuận lợi nhất.

Bên cạnh đó, người tổ chức cũng cần linh hoạt xử lý những tình huống phát sinh thực tế trong chương trình để không ảnh hưởng tới chất lượng sự kiện.

10. Sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, người tổ chức cần thu dọn hội trường và trả hội trường lại nguyên trạng ban đầu. Nhiều địa điểm tổ chức khi cho thuê đã bao gồm việc dọn dẹp vệ sinh trọn gói, ban tổ chức sẽ đỡ được công việc này. Do đó, bạn nên hỏi cẩn thận về các dịch vụ để tiện nhất cho mình nhé.

Sau khi sự kiện kết thúc, hãy dùng hình ảnh của chương trình để truyền thông về thương hiệu, công ty như một cách quảng bá sản phẩm, phong cách làm việc cũng như văn hóa của doanh nghiệp.

Ngoài ra, người tổ chức cũng nên thu nhận những ý kiến đóng góp về chương trình, làm cơ sở để hoàn thành tốt hơn vào những sự kiện sau.

Tổ chức sự kiện không khó nhưng cần sự chuẩn bị chỉn chu cũng như kinh nghiệm tổ chức. Bởi để có được một sự kiện đạt được thành công như mong muốn, người tổ chức cần có những kỹ năng quản trị nhất định, cùng tầm nhìn để tránh được các rủi ro có thể khiến sự kiện không được như mong muốn.

 Để biết thêm thông tin chi tiết cho thuê hội trường tại Hà Nội xin vui lòng liên hệ:

Ms Hòa – Quản lý dịch vụ

Mobile : 0912 123 267 / 0986 301 063

Ms. Phương – Quản lý dịch vụ

Mobile : 098.235.4969  /  090.349.7886

Email : hoitruonghanoi@gmail.com

Địa chỉ văn phòng : Tầng 3, Tòa nhà 25T2-N05, KĐT Trung Hòa Nhân Chính, Phố Nguyễn Thị Thập, Cầu Giấy, Hà Nội